Welke zaken komen er kijken bij rijschool administratie

Niets is zo belangrijk als de administratie van je eigen rijschool. Want wie de administratie niet goed op orde heeft komt al snel in de problemen. Is het niet met je eigen planning, dan is het wel met die van de leerling. Of je mist overzicht in de facturatie en registratie. Dit wil je niet, dus daarom verzorg je jouw administratie altijd geheel tot in de puntjes. Maar wat komt er eigenlijk allemaal bij rijschool administratie kijken?

Leerling administratie

Nadat een leerling heeft aangeven bij jou te willen lessen, moeten alle leerling gegevens juist, correct en volledig worden bijgehouden. Daarnaast is het van groot belang dat deze gegevens veilig worden opgeslagen. Privacy is immers erg belangrijk. Naast het registeren van de leerling en bijbehorend pakket of cursusgegevens is natuurlijk ook de administratie van de lessen erg belangrijk.

Rijschoolsoftware geeft de mogelijkheid voor het automatisch herinneren van je leerlingen m.b.t. geplande lessen en de mogelijkheid tot het veranderen van lesafspraken door de leerling zelf. De leerling wordt tevens herinnerd aan examens en andere afspraken.

Natuurlijk valt ook het bijhouden van vorderingenkaarten per leerling onder leerling administratie. Met de vorderingenkaart heeft zowel de instructeur, als de leerling en de ouder inzicht in de voortgang van de rijopleiding.

Facturen en btw

Vanaf het moment dat je jouw eigen rijschool start ben je verplicht btw te betalen. Dit betekent dus ook dat je btw moet doorberekenen aan je leerlingen. En wanneer je aankopen voor je rijschool doet, dan zul je alle bonnen moeten bewaren. Want de btw die je betaalt kun je vervolgens bij de Belastingdienst terugvragen. Uiteraard moet je ook alle facturen en bonnen die je zelf aan leerlingen uitgeeft bewaren, want je zult eens per kwartaal belastingaangifte moeten doen over al je inkomsten.

Met rijschoolsoftware worden facturatie en betalingen worden grotendeels geautomatiseerd. Je gehele debiteurenadministratie (inclusief betalingsherinneringen) past vallen hierin. Facturen kunnen eenvoudig worden aangemaakt, gesplitst en verzonden. Hierdoor worden de facturen eerder voldaan en beschik je eerder over je geld en heb je alles netjes op orde voor je boekhouder en Belastingdienst.

Urenregistratie

Naast dat je alles van je leerlingen registreert wil je natuurlijk ook gegevens van jezelf én je rijinstructeurs, administratief medewerkers registeren. Met rijschoolsoftware kun je eenvoudig overzichten en rapporten samenstellen waarop je filtert op bijvoorbeeld werkuren instelt.

Kilometerregistratie

De kilometerregistratie voor rijschoolhouders is in 2011 vereenvoudigd. De Belastingdienst heeft dit na overleg met de brancheorganisatie Bovag besloten. Kilometerregistratie voor rijschoolhouders kan volstaan met enkel het dagelijks opschrijven van de begin- en eindkilometerstand van de lesauto(s), in plaats van een rittenadministratie waarin alle bezochte lesplaatsen waren opgenomen. Samen met de al bestaande leerling administratie moet dit de Belastingdienst een voldoende beeld geven van de verreden zakelijke kilometers.

Nascholing

De administratie van nascholing kan erg complex zijn. Je hebt namelijk met alle bovenstaande aspecten te maken plus het feit dat je werkt met bedrijven in plaats van particulieren. Met software plan je kandidaten eenvoudig op een cursus, verwerk je code 95 en registreer je de aanwezigheid. Wanneer je jouw administratie en aanbod op orde hebt, hebben direct inzage in jouw cursusaanbod en kunnen zich hiervoor aanmelden. In het platform kunnen cursisten zelf plannen. Jouw zakelijk klanten zien altijd op welke data en locaties cursussen voor medewerkers gepland staan. Ook de risico-indicatie en het certificaatverloop horen bij de administratie.

Stap over op rijschool software

Regel de administratie met rijschoolsoftware. Of het nu om financiële administratie, de planning van rijlessen of het overzicht van geplande examens en resultaten gaat, alles staat overzichtelijk in één systeem. Want jij wilt je natuurlijk richten op het geven van rijlessen in plaats van op de administratie. Rijschoolsoftware biedt dan ook een gegarandeerde tijd- en geldbesparing.