Van kantoorplicht naar werkplekbeleving: zo krijg je medewerkers weer graag naar kantoor

Nederlandse werknemers willen niet meer fulltime op kantoor werken. Dat begrijpen we heel goed. Hybride werken is inmiddels de norm geworden, niet de uitzondering. Maar wat als je merkt dat je medewerkers nauwelijks nog op kantoor verschijnen? Wat als je prachtige kantoortuin leeg blijft, terwijl de vergadertafels stof verzamelen? De vraag “hoe krijg ik mijn mensen weer naar kantoor?” klinkt dan al snel als een logische eerste reflex. Toch is het een vraag die je beter anders kunt formuleren.

Waarom medewerkers liever thuiswerken

Voordat we ingaan op hoe je medewerkers weer enthousiast maakt om naar kantoor te komen, is het belangrijk om te begrijpen waarom thuiswerken zo aantrekkelijk is geworden. Voor de pandemie was het heel normaal om vijf dagen per week naar kantoor te gaan. Maar inmiddels zijn we gewend geraakt aan andere werkpatronen, met meer autonomie, rust en vrijheid. Voor velen bleek dat nieuwe ritme verrassend goed te werken.

Een belangrijke reden waarom mensen liever thuiswerken, is de reistijd die ze ermee besparen. Geen files, geen drukke treinen, geen haastige ochtenden. Die tijd kan nu worden besteed aan gezinsmomenten, sport of gewoon een rustige start van de dag. Daarnaast geeft thuiswerken mensen de mogelijkheid om hun dag flexibeler in te delen. Tussen het werk door snel een boodschap doen of naar de tandarts gaan voelt als een verademing. Dit gevoel van controle over je eigen tijd draagt bij aan werkgeluk.

Uit onderzoek blijkt ook dat thuiswerkers zichzelf een hogere productiviteitsscore geven dan hun collega’s die dagelijks op kantoor zitten. Ze ervaren minder afleiding, kunnen zich beter concentreren en krijgen meer werk gedaan. De vraag is dus niet alleen waarom medewerkers niet meer naar kantoor willen, maar ook wat het kantoor nog toe te voegen heeft aan hun werkdag.

Van verplichting naar waardevolle werkplek

De oplossing ligt niet in het opleggen van aanwezigheid, maar in het creëren van waarde. Wil je dat mensen naar kantoor komen? Dan moet dat voor hen een betekenisvolle plek zijn. De sleutel ligt in luisteren. Vraag je af wat jouw medewerkers nodig hebben en hoe het kantoor hen daarbij kan ondersteunen. Misschien willen ze best een paar dagen per week komen, zolang ze invloed hebben op welke dagen dat zijn en wat ze op die dagen op kantoor kunnen doen. Houd gesprekken, organiseer een enquête of nodig teams uit om hun ideale werksituatie te beschrijven. Pas dan kun je werk maken van een beleid dat niet wordt ervaren als een verplichting, maar als een gezamenlijk gedragen plan.

Kantoor als ontmoetingsplek, niet als verplicht nummer

Daarbij speelt het sociale aspect een onmiskenbare rol. Werken doe je zelden alleen. Samenwerken, sparren, even stoom afblazen bij het koffieapparaat – dat zijn de dingen die we gemist hebben toen we noodgedwongen thuis moesten blijven. Juist het gevoel van verbinding en gezamenlijkheid maakt werken betekenisvol. Wanneer het kantoor weer de plek wordt waar relaties ontstaan en versterkt worden, wordt terugkomen vanzelf aantrekkelijker.

Organiseer dus niet zomaar borrels en sportactiviteiten, maar zorg ervoor dat deze aansluiten bij de cultuur van je organisatie en bij wat medewerkers leuk vinden. Geef ruimte voor ontmoeting, voor spontane gesprekken en voor lachen met collega’s. Zorg dat medewerkers zélf ideeën kunnen aandragen en dat er ruimte is om daar iets mee te doen.

Ondersteun met slimme technologie

Natuurlijk helpt het ook als de randvoorwaarden goed zijn. Een modern werkplekreserveringssysteem geeft inzicht in wie wanneer aanwezig is en voorkomt frustratie over bezette werkplekken. Voor veel mensen is flexibiliteit belangrijk: de mogelijkheid om op kantoor te werken wanneer het hen uitkomt, in een omgeving die past bij hun taak van die dag. De één zoekt concentratie in een stilteruimte, de ander inspiratie in een creatieve brainstormhoek. Door je kantoor in te richten op basis van functies – ontmoeting, samenwerking, concentratie – laat je zien dat je meebeweegt met de nieuwe realiteit van werken.

Maak van je kantoor een plek waar mensen zich thuis voelen

De inrichting van het kantoor speelt een grotere rol dan veel organisaties denken. Werknemers willen zich op hun gemak voelen, niet in een steriele of kille ruimte zitten. Steeds meer bedrijven transformeren het kantoor daarom tot een plek met een warme, huiselijke sfeer. Denk aan comfortabele zithoeken, natuurlijke materialen, sfeerverlichting en vooral: veel groen. Planten zorgen niet alleen voor een gezondere luchtkwaliteit, ze maken een ruimte ook visueel rustgevender.

Glazen wanden op kantoren zorgen bijvoorbeeld voor transparantie zonder het gevoel van privacy volledig te verliezen. Zo behoud je openheid, maar creëer je ook kleine zones waar teams zich kunnen terugtrekken voor overleg of concentratiewerk. Voor taken die diepe focus vereisen zijn aparte stilteplekken of akoestisch afgesloten werkpods van onschatbare waarde. Deze ruimtes geven medewerkers de rust en concentratie die ze thuis gewend zijn, maar dan met alle professionele faciliteiten van kantoor.

Door het kantoor opnieuw te benaderen als een plek die voelt als een huiskamer én functioneert als een werkplek, maak je het aantrekkelijk om er naartoe te komen. Niet omdat het moet, maar omdat het waarde toevoegt.

Zorg voor beleving, niet voor verleiding

Toch is een mooi ingericht kantoor niet voldoende. Uiteindelijk gaat het niet om aanwezigheid, maar om betrokkenheid. De fysieke plek is slechts een middel. Wat telt, is de intentie. Waarom willen we elkaar zien? Welke waarde heeft het om af en toe fysiek samen te werken? Pas als je als organisatie een helder antwoord hebt op deze vragen, kun je het gesprek met je medewerkers voeren op een manier die inspireert in plaats van dicteert.

We moeten dus af van de vraag “hoe krijg ik mijn medewerkers weer naar kantoor?” en overstappen naar vragen die er echt toe doen. Hoe zorgen we voor verbinding binnen teams, waar we ook werken? Hoe delen we kennis optimaal, zowel digitaal als fysiek? En hoe zorgen we ervoor dat medewerkers zich verbonden voelen met hun werk en hun collega’s, ongeacht waar ze zijn?

Werk is meer dan locatie

Werken is geen verplichting tot fysieke aanwezigheid, maar een gezamenlijke missie. Wie dat begrijpt, bouwt niet aan een lege werkplek, maar aan een levendige werkgemeenschap.