Zakelijke cloudopslag AVG-proof

De overstap naar cloudopslag biedt bedrijven tal van voordelen, zoals schaalbaarheid, toegankelijkheid en kostenbesparingen. Echter, met de toename van het gebruik van cloudopslag ontstaat ook de behoefte om zorgvuldig om te gaan met gevoelige bedrijfs- en klantgegevens. Bedrijven die actief zijn in de Europese Unie moeten daarbij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is daarom belangrijk dat zakelijke cloudopslag in overeenstemming is met deze privacywetgeving.

Wat is AVG-proof cloudopslag?

AVG-proof cloudopslag houdt in dat de opslagdienst voldoet aan de eisen die door de AVG worden gesteld op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Deze wet, die sinds mei 2018 van kracht is, stelt strenge regels aan hoe persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en opgeslagen. Organisaties moeten bijvoorbeeld transparant zijn over het gebruik van persoonlijke gegevens en passende technische en organisatorische maatregelen nemen om deze gegevens te beschermen tegen datalekken of onbevoegde toegang.

Cloudopslagdiensten moeten daarom voldoen aan een aantal basisvoorwaarden om als AVG-proof te worden beschouwd. Dit betekent onder andere dat de cloudprovider zich moet houden aan de wettelijke vereisten met betrekking tot gegevensopslag, databeveiliging en de locatie van de servers.

Aanbevolen oplossing: Data Opslag Nederland

Locatie van gegevens en databeveiliging

Een belangrijk aspect van de AVG is de locatie van de opgeslagen gegevens. Volgens de AVG mogen persoonsgegevens van Europese burgers alleen worden opgeslagen in landen waar een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Dit betekent dat bedrijven zorgvuldig moeten kiezen waar hun cloudprovider de data opslaat. Sommige cloudopslagdiensten bieden expliciet aan om gegevens binnen de Europese Unie op te slaan, wat in lijn is met de AVG-vereisten.

Naast de locatie is het van belang dat bedrijven erop toezien dat de cloudopslagdienst gebruikmaakt van sterke beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie. Dit zorgt ervoor dat zelfs als gegevens worden onderschept of onbedoeld toegankelijk worden, deze niet zonder meer leesbaar zijn. Gegevens moeten zowel tijdens het transport als tijdens de opslag versleuteld worden om maximale beveiliging te garanderen.

Verwerkersovereenkomst

Wanneer een bedrijf gebruikmaakt van een cloudopslagdienst, is het wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de provider. In deze overeenkomst staan de rechten en plichten van beide partijen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Dit contract biedt zekerheid dat de cloudprovider de gegevens alleen verwerkt in opdracht van het bedrijf en dat de provider voldoet aan de AVG-eisen. Bedrijven die geen verwerkersovereenkomst afsluiten, kunnen in strijd handelen met de AVG en risico lopen op hoge boetes.

Toegangsbeheer en controle

Een ander belangrijk punt is het toegangsbeheer tot de gegevens die in de cloud zijn opgeslagen. Volgens de AVG moeten bedrijven ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot persoonsgegevens. Cloudopslagdiensten moeten daarom voorzieningen hebben om rollen en rechten toe te wijzen, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige data. Bovendien moet het mogelijk zijn om gedetailleerde logging en audits uit te voeren, zodat bedrijven precies kunnen zien wie wanneer toegang heeft gehad tot de gegevens.

Door zorgvuldig toegangsbeheer en controle kunnen bedrijven beter inspelen op beveiligingsincidenten en sneller reageren op potentiële datalekken. Dit is niet alleen essentieel voor AVG-naleving, maar ook voor de algemene beveiliging van bedrijfsgegevens.

Het recht op inzage en verwijdering

De AVG geeft individuen het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en zelfs te laten verwijderen. Dit betekent dat bedrijven die persoonsgegevens opslaan, ervoor moeten zorgen dat ze voldoen aan verzoeken om gegevens in te zien of te verwijderen. Cloudopslagdiensten moeten daarom mechanismen hebben waarmee bedrijven eenvoudig kunnen voldoen aan dergelijke verzoeken van hun klanten.

Het is belangrijk dat bedrijven hun processen hierop afstemmen en ervoor zorgen dat gegevensverzoeken snel en correct kunnen worden afgehandeld. Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot klachten bij de toezichthouder en mogelijk ook tot sancties.

Einde van de opslag: gegevens veilig wissen

Een ander cruciaal aspect van AVG-naleving is het correct en veilig verwijderen van gegevens aan het einde van de opslagperiode. Dit is met name relevant wanneer een bedrijf overstapt naar een andere cloudprovider of stopt met de opslag van bepaalde persoonsgegevens. Cloudopslagdiensten moeten methodes bieden voor het permanent wissen van data, zodat deze niet langer toegankelijk is.

Het is hierbij belangrijk dat bedrijven erop toezien dat alle kopieën van de gegevens, inclusief back-ups, volledig worden gewist. Het simpelweg verwijderen van de gegevens in de cloud is vaak niet voldoende; er moet ook worden gecontroleerd of de gegevens op geen enkele manier hersteld kunnen worden.

Veilig en compliant opslaan

Het waarborgen van AVG-naleving in de zakelijke cloudopslag is essentieel voor de bescherming van persoonsgegevens en het vermijden van boetes. Bedrijven moeten niet alleen letten op de locatie van gegevens en de beveiligingsmaatregelen, maar ook zorgen voor duidelijke afspraken met hun cloudproviders. Door de juiste maatregelen te nemen en continue controle uit te voeren, kunnen bedrijven op een veilige en compliant manier gebruikmaken van de voordelen van cloudopslag.